Binnen de groep van administratieve medewerkers bestaat er nog een grote diversiteit aan taken: Daarom werken we met drie grote takenpakketten:

• publieksgericht takenpakket, waar rechtstreeks contact met de klant/ burger centraal staat. De klantencontacten kunnen ook buiten de kantooruren plaatsvinden.

• takenpakket gericht op regelgeving en financiële gegevens, waarbij nauwkeurig werken en minutieus omgaan met documenten en cijfers centraal staan.

• allround takenpakket, waarbij zowel evenementen als projecten worden uitgewerkt en ondersteund, alsook dossiers en bestelbons worden gemaakt en opgevolgd.

Afhankelijk van het takenpakket, liggen de accenten anders.

Je bent stipt, nauwkeurig en ordelijk, ook tijdens piekmomenten of stresssituaties. Je leeft afspraken na en stelt de juiste prioriteiten.

Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning:

o dossier voorbereiding

o dossieropmaak

• gegevenscontrole en -opvolging (in SAP)

• betalingsuitvoeringen in SAP, subsidieopvolging, …

• en je past hierbij de correcte regelgeving toe.

• Je gaat aan de slag met PC-programma’s, eigen aan de dienst. Je beschikt dan ook over een goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, Access, e.a.) of je bent in staat deze programma’s te leren.

• Je staat in voor het verzamelen, opvolgen en verwerken van gegevens (beheer van databanken en adresbestanden, opmaken van statistieken en verslagen, factuurvoorbereidingen…). Je volgt de bestellingen van de dienst op.

• Je ondersteunt initiatieven/activiteiten/evenementen op praktisch en organisatorisch vlak. Je verantwoordelijkheidszin, dynamische persoonlijkheid en je autonoom karakter zorgen ervoor dat je efficiënt aan de slag gaat.

• Je hebt oog voor de verbetering van de administratieve processen binnen je dienst. Je bent leergierig, denkt mee na en levert graag een actieve bijdrage aan het team. Collegialiteit, enthousiasme en werken in teamverband zijn belangrijk voor je.

• Met je flexibele ingesteldheid sta je open voor veranderingen en neem je graag initiatief.

• Je beantwoordt de vragen van klanten telefonisch, via mail of rechtstreeks. Je bent probleemoplossend ingesteld en communiceer vlot. Je beantwoordt vragen op een correcte en aangepaste manier.

Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs

OF

Je hebt twee jaar relevante beroepservaring in administratie en je slaagt in een niveautest voorafgaand aan de schriftelijke proef. Opgelet: je dient aan deze voorwaarden te voldoen op 03/10/2022.